La hoja de encargo ayuda a entender el cobro
Antes de preparar una factura, identifica qué servicios comprende el encargo y qué pagos se han realizado. Un asunto puede reunir honorarios, aportaciones para gastos y cantidades entregadas por cuenta del cliente. Si todo se agrupa bajo una etiqueta como «provisión», resulta difícil saber qué estás calculando. La herramienta necesita una base identificada; no interpreta la finalidad jurídica de cada transferencia.
Para honorarios interiores ordinarios, la referencia propuesta es 21 %. Esta guía no resuelve el turno de oficio, indemnizaciones, operaciones internacionales ni otros supuestos especiales. Si tu asunto no corresponde al escenario sencillo, revisa el tratamiento concreto antes de usar una opción por defecto.
Honorarios y suplidos deben distinguirse
Los suplidos son pagos efectuados en nombre y por cuenta del cliente, con mandato expreso. Se excluyen de la base imponible si se justifica su cuantía efectiva; el intermediario no puede deducir el IVA que los grave. Un gasto propio repercutido no se convierte en suplido por cambiarle el nombre.Reúne el mandato, los justificantes y la relación de pagos antes de preparar el desglose. Comprueba a nombre de quién aparece cada documento. Un desplazamiento del despacho y un pago realizado expresamente por cuenta del cliente no se convierten en el mismo concepto porque ambos se recuperen al cerrar el asunto. Evita que una fórmula de la hoja de cálculo imponga una clasificación que los documentos no sostienen.
La calculadora no tiene un módulo de suplidos ni una cuenta de fondos del cliente. Utilízala para la parte de honorarios que hayas identificado y registra el resto mediante el procedimiento revisado de tu despacho. No introduzcas el total recibido como base si contiene importes de naturaleza diferente. Cuando no puedas separar los conceptos con seguridad, prepara primero la conciliación.
El destinatario y la retención
Una persona puede pagarte por un asunto particular, una sociedad contratar asesoramiento recurrente o un despacho encargarte una colaboración. Identifica quién recibe el servicio y quién está obligado en el acuerdo. Que un tercero adelante el dinero no transforma automáticamente al destinatario de la factura.
La referencia general para rendimientos profesionales es 15 %. La herramienta distingue cliente particular y empresa para el supuesto ordinario. Comprueba esa selección en las colaboraciones entre despachos y no confundas la retención con una quita comercial o una compensación de gastos. Son conceptos que pueden reducir el ingreso, pero se documentan por motivos distintos.
Un ejemplo limitado a los honorarios
Ensaya una base ficticia de 700 euros por un servicio ordinario para una empresa española. Deja fuera del ejemplo cualquier fondo destinado a terceros, configura el destinatario y observa el cobro calculado. Si cambias el cliente a particular, revisa qué línea varía. El ejercicio sirve para comprobar la aritmética; no determina el devengo de anticipos ni reproduce una minuta profesional completa.
Si ya hubo pagos previos, busca cómo están documentados antes de emitir nada nuevo. Mantén una relación comprensible entre encargo, anticipos y liquidación final. Una corrección posterior debe poder reconstruirse sin depender de la memoria de quien llevó el asunto. La web no genera documentos ni conserva el expediente, por lo que esa trazabilidad corresponde a tu organización.
Qué pedir a una demostración de software
Prueba con un expediente ficticio que tenga varios movimientos y una rectificación. Pregunta cómo distingue fondos de terceros, honorarios y pendientes de cobro, sin asumir que cualquier programa generalista incorpora esas funciones. Comprueba también qué datos ve la gestoría y qué información del asunto puedes mantener separada por confidencialidad.
Completa el test de Verifactu atendiendo a tu régimen y al sistema que realmente utilizas, incluso si la emisión la realiza otra persona del despacho. La guía te ayuda a preparar las comprobaciones previas. El tratamiento de una provisión o de un expediente concreto depende de sus documentos y requiere un análisis propio.
Para preparar la consulta con tu asesor, lleva una relación de movimientos ordenada por asunto y explica qué duda corresponde a cada uno. Esa preparación reduce las respuestas genéricas y permite revisar los documentos que sostienen realmente la clasificación.
Errores que conviene evitar
- Tratar toda provisión de fondos como suplido.
- Calcular impuestos sobre el ingreso neto sin revisar el desglose.
Preguntas frecuentes
¿Toda provisión de fondos queda fuera de IVA?
¿Un gasto repercutido es un suplido?
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